NF-e: Como armazenar suas Notas Fiscais eletrônicas com segurança

Olá Pessoal!

Com a NF-e, o arquivamento físico das Notas Fiscais foi substituído pela guarda digital de arquivos eletrônicos. Os velhos formulários pré-impressos deram lugar aos arquivos XML. E agora, o que fazer?

Uma boa leitura a todos!

A criação da Nota Fiscal eletrônica trouxe uma considerável mudança no processo de armazenamento dos documentos fiscais. O modelo baseado no arquivamento de documentos em caixas, fichários ou armários foi substituído pela guarda de arquivos em meio eletrônico. O que antes ocupava grandes espaços físicos, agora pode ser guardado em um pequeno HD de computador.

O que mudou e o que não mudou

Essa alteração do meio físico para o meio digital não mudou a necessidade de guardar de forma segura o documento fiscal eletrônico. Como não há mais a 3ª via impressa, é preciso assegurar que o arquivo eletrônico referente a NF-e seja armazenado em um local seguro após a Autorização de Uso pela SEFAZ. É esse documento que o Fisco solicitará em uma auditoria.

Há muitas empresas que possuem essa preocupação e fazem o seu dever de casa corretamente. Mas há também aquelas que, por falta de conhecimento, não se preocupam muito com isso. Ainda há o pensamento de que essa preocupação deve ser do contador, o que não é algo verdadeiro. Assumir os deveres da empresa é papel do empreendedor, do administrador, do empresário.

Como armazenar de forma segura?

Muitas empresas utilizam o Software gratuito disponibilizado pelo governo. Entretanto esse software não disponibiliza nenhum recurso seguro para armazenamento das informações. Para quem usa esse software, a única forma de salvar os arquivos da notas é usando o “Copiar -> Colar” em pastas/diretórios. Para empresas que se preocupam com segurança, utilizar este software não é uma boa prática.

Para guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, primeiramente é preciso ter em mente que será necessário efetuar um investimento financeiro. O valor de investimento é proporcional ao nível de segurança desejado, quanto maior o investimento, maior a segurança. Cabe a cada empresa determinar o nível de segurança desejado.

Um nível básico de segurança está na utilização de um software especialista para a gestão dos documentos eletrônicos. Softwares especialistas utilizam o conceito de armazenamento das informações em banco de dados e isso já garante parte do processo. Depois, é necessário que as informações desse banco sejam salvas periodicamente para outro local (esse processo é o bom e velho backup).

Soluções para armazenamento seguro

Guardar os arquivos em um banco de dados e efetuar o backup periódico é o nível de segurança mais simples e barato. Com um investimento um pouco maior, também é uma boa alternativa a contratação de um Datacenter para a guarda dos documentos. Há empresas que fornecem esse tipo de serviço e há também softwares que disponibilizam este recurso.

Muitas soluções disponíveis no mercado tornam o processo de gestão dos documentos eletrônicos bastante simples, dando agilidade no faturamento e possibilitando o armazenamento seguro e eficaz.  Segurança não é só armazenar, é também garantir que os processos de geração do arquivo, assinatura digital e transmissão do documento para a SEFAZ sejam feitos de forma consistente e que preserve a integridade as informações trafegadas.

Cuidados com os arquivos eletrônicos recebidos

As empresas precisam ter a preocupação de armazenar em segurança todos os documentos fiscais eletrônicos envolvidos no contexto da organização. Não são somente as Notas eletrônicas emitidas que precisam ser salvas, é preciso também guardar todas as Notas eletrônicas recebidas de seus fornecedores e os Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-e) enviados pelas transportadoras.

É interessante padronizar os processos que envolvam fornecedores e transportadoras. Deve ser criado um canal de comunicação único para a recepção e validação dos documentos eletrônicos, facilitando a sua organização e guarda. Esses processos também podem ser automatizados através de softwares especialistas e, neste caso, o uso deles é a melhor opção.

Opção de solução para gestão dos arquivos das Notas Fiscais eletrônicas

Existem algumas formas de proceder com o armazenamento e gestão dos arquivos das Notas Fiscais eletrônicas. Há também muitas empresas que fornecem tais soluções. Algumas com mais diferenciais e outras com menos. Uma opção que trago aqui para vocês é o software G2KA NF-e, da G2KA Sistemas.

Ele é uma solução que efetua a integração entre o sistema de gestão e os ambientes da SEFAZ. Além de efetuar a emissão da NF-e, ele também faz o armazenamento seguro das informações das notas de saída e também das notas de entrada. Todas as informações ficam em um banco de dados, que pode estar instalado na própria empresa ou em um Datacenter.

Uma das grandes vantagens que ele proporciona é a validação automática dos documentos que a empresa recebe dos fornecedores. Ao receber uma nota eletrônica, também é preciso ter o respectivo DANFE em mãos para poder consultar a Nota no site da SEFAZ, correto? Utilizando um sistema como o G2KA NF-e, todo esse processo é feito de forma automática, sem que o usuário tenha que consultar nota a nota. Em uma empresa que recebe poucas notas, consultar manualmente não é um problema, mas imaginem um cenário onde há muitas notas a serem digitadas manualmente. Fica inviável, não é mesmo?

Bom, outro processo a ser automatizado é a digitação das notas de entrada. Já pensaram como é passível de erro esse processo? Redigitar manualmente as notas recebidas para dentro do ERP pode gerar erros de digitação: o valor da nota era 10 e foi 20, o estoque do produto era 1000 e foi 100. Às vezes esse tipo de erro é identificado somente lá no final do mês e daí é uma correria para investigar a causa. Utilizando um software como o G2KA NF-e, é possível receber os XMLs das notas e gravar as informações diretamente na base do sistema de gestão, sem necessidade de digitação. Evita erros, reduz reprocesso de atividades e automatiza o processo de entrada de notas.

Espero ter contribuído.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em NF-e, NFS-e e CT-e, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug
comercial@g2ka.com.br
(47) 3035-7882

Uma resposta em “NF-e: Como armazenar suas Notas Fiscais eletrônicas com segurança

  1. Gostaria de saber quem tem obrigação de fornecer cópia da nota fiscal eletrônica caso o particular (o consumidor final, ou a quem se prestou o serviço médico, odontológico) para o caso do leão cobrar a comprovação da nota? Eu que não sei armazenar muita coisa, nem sei lidar muito com computador, como posso guardar no computador 5 anos de nota fiscal? O consumidor é que vai imprimir a nota?

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