Por que é importante fazer o gerenciamento dos documentos fiscais eletrônicos recebidos?

Olá Pessoal!!!

Assim como os outros projetos de Documentação Fiscal Eletrônica, a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) veio pra ficar, e com certeza trará melhorias significativas em todas as atividades de prestação de serviços. Mas como as empresas devem se adequar frente aos diferentes layouts de integração das prefeituras?

Boa leitura a todos.

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A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos é uma realidade para grande parte das empresas brasileiras. Diante deste cenário, novas necessidades começaram a surgir. Uma delas é o gerenciamento desses documentos dentro da empresa, sejam Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), Notas Fiscais de Serviços eletrônicas (NFS-e) ou Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e).

Antes, na época em que os documentos eram apenas em papéis, havia dificuldades como: altos custos para o armazenamento e riscos de extravio. Agora, este trabalho ficou mais simples, com redução da burocracia e dos custos. No entanto, apenas empresas bem preparadas se beneficiarão dessas mudanças, uma vez que toda a tramitação de documentos fiscais eletrônicos entre as empresas é fiscalizada eletronicamente pelas administrações tributárias em todas as esferas.

A legislação em vigor estabelece, por exemplo, que o receptor da NF-e verifique a legitimidade da mesma, sob pena da co-responsabilidade tributária caso não o faça, entre outras obrigações. Para evitar esse tipo de problema futuro e guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, é preciso analisar as necessidades da empresa e buscar alternativas que as atendam.

Uma maneira de facilitar esse processo é através do G2KA e-Doc, um software que trabalha no recebimento, armazenamento e validação de documentos eletrônicos de forma dinâmica. Entre os benefícios da utilização desse sistema, destacam-se a recepção automática de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa e a validação junto aos órgãos autorizadores (SEFAZ), verificando se o documento recebido está mesmo autorizado.

Somente documentos autorizados são considerados válidos e assim, suas informações passam a ser armazenados de forma segura. Esta guarda está determinada em lei e os contribuintes precisam disponibilizar os arquivos aos clientes compradores ou tomadores de serviços, caso uma ocorra uma auditoria.

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Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug