O que fazer quando a SEFAZ rejeitar uma NF-e emitida em contingência?

Olá Pessoal!!!

Neste artigo vou comentar um pouco sobre algumas situações que podem ocorrer após a emissão de uma NF-e em contingência. Ela pode não ser autorizada, sabia? O que fazer nessa situação?

Boa leitura a todos.

Consideremos a seguinte situação: uma NF-e foi emitida em Contingência, o DANFE foi impresso em Formulário de Segurança e a mercadoria foi enviada ao cliente. Depois, a conexão com a SEFAZ Origem foi estabelecida novamente e o arquivo foi transmitido. Mas havia um erro no arquivo e a SEFAZ rejeitou o mesmo.

O que fazer?

Notas Fiscais Eletrônicas retornadas com erros

Quando a SEFAZ Origem recebe notas emitidas em contingência, seja pelo DPEC ou Formulário de Segurança, ela pode rejeitar a NF-e por algum motivo (problemas com a formaçao do xml, problemas com o emitente ou com o destinatário, etc…).

Para tratar essa situação, o software emissor de NF-e precisa identificar o problema e comunicar ao usuário o que ocorreu. Assim o usuário pode tomar ações como alterar a Nota Fiscal no ERP e emití-la novamente.

Quando já houver ocorrido o trânsito da mercadoria, também é necessário comunicar ao cliente o que ocorreu, avisando que a nota que ele recebeu não possui mais validade e que uma nova será encaminhada.

Notas Fiscais Eletrônicas pendentes de retorno

Não é comum, mas uma situação que pode ocorrer é a pendência de retorno por parte da SEFAZ Origem. Quando ocorre alguma falha no ambiente da Secretaria de Fazenda, pode acontecer de as Notas Fiscais eletrônicas transmitidas ficarem “travadas” e o contribuinte não obter retorno (nem de recebido, nem de não recebido).

O interessante é que a SEFAZ Origem não se responsabiliza pelas NF-e pendentes de retorno. Cabe ao contribuinte efetuar todo e qualquer tratamento mediante as falhas que possam vir a ocorrer. Por isso é necessário que o sistema emissor de NF-e tenha uma inteligência onde ele possa saber quais são as Notas eletrônicas enviadas, mas que ainda não tiveram retorno.

Diante falhas da SEFAZ, podem ser tomadas decisões variadas: encaminhar novamente a NF-e, aguardar o retorno da SEFAZ, inutilizar a numeração das notas, cancelar as notas, etc. Entretanto, uma ação deve ser tomada mediante um diagnóstico, e é o software emissor de NF-e que deve prover meios para obtenção desse diagnóstico.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

SCAN, DPEC e FS: Como funciona a emissão em contingência da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Olá pessoal!!!

Neste artigo vou falar um pouco mais sobre as formas de Emissão em Contingência e como elas funcionam. Também vou dar algumas dicas de como os sistemas emissores de NF-e podem efetuar o tratamento dessas regras, que são impressindíveis em um software de emissão de NF-e.

Boa leitura a todos.

Como operam as Modalidades de Contingência?

Essa é uma boa pergunta. Os desenvolvedores de sistemas emissores de NF-e devem ficar atentos a essa regra de negócio, pois os sistemas precisam saber como se comportar em cada situação.

SCAN – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional

O SCAN possui a mesma estrutura de recepção da SEFAZ Origem, executando as seguintes operações:

  • Recepção e autorização de NF-e
  • Cancelamento de NF-e
  • Inutilização de numeração de NF-e
  • Consulta ao status de uma NF-e
  • Consulta status operacional do seu serviço (webservice exclusivo do SCAN)
  • Consulta status operacional do serviço da Sefaz Origem (webservice exclusivo do SCAN)

Para que não ocorra a situação de uma mesma NF-e ser autorizada pelo SCAN e também pela SEFAZ Origem, o SCAN tratará somente Notas com numerações nas séries 900 a 999. Isso se aplica a todos os serviços elencados acima. Do mesmo modo, a SEFAZ Origem não tratará nenhuma Nota que possuir séries reservadas do SCAN.

O software emissor de NF-e deve estar preparado para operar tanto com a SEFAZ Origem quanto com o SCAN. Segundo o Manual de Contingência da NF-e, o sistema de mensageria de NF-e deve se comportar da seguinte forma:

  • Passar a gerar NF-e com numeração nas séries de contingência (900 a 999);
  • Alterar as chamadas dos webservices para invocar os webservices do SCAN;
  • Transmitir o aqruivo da NF-e e imprimir DANFE normalmente, conforme as autorizações emitidas pelo SCAN.
  • Monitorar a disponibilidade da SEFAZ Origem (através do webservice NfeStatusServico do SCAN), para determinar o momento de voltar a operar com a SEAFAZ Origem.

A SEFAZ Origem e o SCAN trabalham em sincronia. A SEFAZ Origem avisa o SCAN quando é o momento em que ele deve ativar/desaticar os seus serviços. A Notas Fiscais eletrônicas autorizadas pelo SCAN serão transmitidas também para o ambiente da SEFAZ Origem, permitindo que a consulta possa ser efetuadas nos dois ambientes.

DPEC – Declaração Prévia de Emissão em Contingência

O DPEC também é um ambiente que recebe solicitações das empresas contribuintes através da comunicação de webservices. Entretanto, o DPEC não autoriza a Nota eletrônica, ele apenas autoriza uma declaração de que aquela NF-e será transmitida posteriormente para a SEFAZ Origem, mas que no momento o DANFE será impresso em contingência (formulário comum A4).

Diferentemente do SCAN, o DPEC não se comunica com a SEFAZ Origem. Nesta forma de emissão em contingência, quando a conexão com a SEFAZ Origem for estabelecida novamente, a empresa contribuinte precisará encaminhar para ela todos os arquivos emitidos em contingência pelo DPEC.

Imagine a seguinte situção: a empresa perdeu a conexão com SEFAZ Origem e também não conseguiu conectar com o SCAN. O que ela faz? Ela bate na porta do DPEC e fala:

- DPEC, preciso emitir uma NF-e em contingência, você pode autorizar?
E o DPEC responde: – Claro, mas preciso de algumas informações. Me passe a chave de acesso, número da nota, série, informações da sua empresa e da empresa do destinatário.
– Ok, seguem as informações. Estou autorizado a imprimir o DANFE em uma folha A4 comum?
– Sem problemas, pode emitir. Mas depois, envie o arquivo completo da NF-e para a SEFAZ Origem.

Fiz essa apresentação “lúdica” para exemplificar de forma mais simples como funciona o processo. Em resumo, a NF-e não foi autorizada pelo DPEC, ele apenas tomou conhecimento de que naquele momento não havia conexão com a SEFAZ Origem, que o contribuinte imprimiu o DANFE e que encaminhará o arquivo posteriormente.

Assim como no SCAN, o software emissor de NF-e precisa ficar checando o momento em que a SEFAZ Origem voltar a ter conexão. Quando isso ocorrer ele, precisa enviar para ela (SEFAZ) todos as Notas eletrônicas que tiveram a autorização de emissão feita pelo DPEC.

FS – Formulário de Segurança

Na emissão do DANFE em Formulário de Segurança o processo muda um pouco. Nessa modalidade, o contribuinte precisa imprimir o DANFE em um formulário especial e em duas vias: uma para acompanhar a mercadoria e outra para ser arquivada na empresa (para posterior apresentação ao fisco). O formulário de segurança trata-se de uma folha especial, feita em Papel Moeda. Ao imprimir deve ser adicionada uma “marca d’água” com a identificação de que o DANFE está sendo impresso em contingência devido a problemas técnicos.

Assim como no DPEC, o arquivo da NF-e não é enviado diretamente para a SEFAZ Origem (pois não está sendo possível a conexão). Então, o sistema emissor de NF-e deve identificar quais NF-e foram emitidas em Contingência e transmitir essas NF-e para a SEFAZ Origem logo que a conexão for estabelecida novamente.

Implementando o Modo de Contingência

Para auxiliar o contribuinte a tomar a decisão de passar a operar em modo de contingência, o sistema de emissão de NF-e pode possuir algumas parametrizações e/ou verificações que definam as circunstâncias em que a emissão passará a ser em contingência. Podem existir inúmeras formas de efetuar esse tratamento, vou descrever algumas formas simples, porém eficázes, de possíveis implementações do sistema emissor de NF-e.

Emissão em contingência através do ambiente do SCAN

De tempos em tempos, o sistema pode consultar o status do serviço da SEFAZ-Origem. Caso identifique que a SEFAZ Origem não esteja disponível, o sistema emissor de NF-e já pode alterar automaticamente a forma de geração das NF-e, passando a gerá-las de acordo com as regras do Ambiente do SCAN.

O sistema pode fazer o mesmo quando a SEFAZ Origem voltar a ficar disponível, retornando a geração de NF-e para a forma normal.

Ao invés de proceder de forma automática, o sistema também pode informar ao usuário da situação e solicitar a confirmação da operação.

Emissão em contingência através do ambiente do DPEC

Assim como no SCAN, de tempos em tempos, o sistema pode consultar o status do serviço da SEFAZ Origem e verificar a sua disponibilidade. Se a SEFAZ Origem não esteja disponível, o sistema emissor de NF-e já pode alterar automaticamente a sua operação, passando a solicitar ao DPEC a autorização para emissão em contingência e identificar quais foram as Notas emitidas em contingência.

Quando a SEFAZ Origem voltar a ficar disponível, retornando a geração de NF-e para a forma normal, deverá transferir todos as Notas eletrônicas setadas como enviadas ao DPEC.

É desejável que esse vai e vem possa ser determinado pelo usuário como automático ou manual (fazendo assim que o usuário confirme a operação).

Emissão em contingência utilizando Formulário de Segurança

Poderia funcionar semelhante ao SCAN. Entretanto, ao invés de solicitar a autorização, poderia setar as Notas emitidas em contingência e também disparar a impressão para o Formulário de Segurança, setando a marca d’água necessária.

Quando a conexão com a SEFAZ Origem for estabelecida novamente, todas as Notas marcadas anteriormente deverão ser eviadas para a SEFAZ para autorização.

Também é desejável que esse processo seja disponibilizado ao usuário de forma onde ele possa optar por fazer manualmente ou deixar que o sistema faça as escolhas automaticamente.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

Guia da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Olá pessoal!!!

Para melhor atender à toda a comunidade blogueira, contribuintes já emissores de NF-e, contribuintes que ainda serão emissores de NF-e, todos os profissionais de contabilidade, profissionais de TI, empresários, administradores de empresas, enfim, todos que estão sempre em busca de mais e mais informações dobre NF-e, estamos disponibilizando o GUIA DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA.

Montamos uma documentação com muitas informações sobre o projeto de Nota Fiscal eletrônica, sobre certificação digital, contatos com as Secretarias de Fazenda, dicas de como avaliar um software emissor de NF-e, como avaliar os serviços oferecidos pelos fornecedores de software de gestão de NF-e e mais de 100 perguntas e respostas sobre os assuntos do mundo da NF-e.

Fizemos uma compilação de muita coisa que está dispersa na internet, montamos uma documentação e estamos disponibilizando gratuitamente a todos que tiverem interesse em adquirir. Para solicitar uma cópia do GUIA DA NF-e, basta acessar o endereço http://www.g2ka.com.br/guianfe, preencher o cadastro com nome e e-mail e fazer o download do documento.

Espero mais uma vez colaborar com todos. Qualquer dúvida, ou sugestão, vocês sabem que estou a disposição. Se vocês sentirem falta de alguma informação no GUIA DA NF-e, por favor, postem aqui no blog ou me encaminhem por e-mail. Conto com o auxílio de todos para sempre estar aprimorando as informações aqui divulgadas e discutidas.

Grande abraço a todos!!!

Maicon Klug

maicon@g2ka.com.br

O que é Formulário de Segurança?

Olá Pessoal!!!

Nesse artigo vou comentar um pouco sobre o Formulário de Segurança utilizado para a emissão de Nota Fiscal eletrônica em modo de contingência. Após o post de um de nossos colegas leitores, busquei mais informações sobre o Formulário de Segurança, conforme descrito logo abaixo.

Uma boa leitura a todos.

O que é ?

Bom, vamos começar descrevendo o que é o Formulário de Segurança. Ele nada mais é do que um papel com dispositivos de segurança, sendo denominado assim de Formulário de Segurança. O formulário possui estampa fiscal, com recursos de segurança impressos e localizados na área reservada ao Fisco, e terá, no mínimo, as seguintes características:

  1. Papel de segurança com filigrana produzida pelo processo mould made;
  2. Fibras coloridas e luminescentes;
  3. Papel não fluorescente;
  4. Micro cápsulas de reagente químico;
  5. Micro poros que aumentem a aderência do toner ao papel;
  6. Numeração seqüencial de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite e seriação de “AA” a “ZZ”.

No processo de emissão de NF-e

Os contribuintes obrigados a utilizar a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) em suas operações comerciais, devem atentar para a necessidade da aquisição de Formulários de Segurança, que serão utilizados para a impressão de NF-e em casos de contingência do sistema.

A emissão em contingência deve acontecer quando ocorrer problemas técnicos no momento da obtenção da prévia autorização de uso da NF-e. Caso isto aconteça, a empresa deve emitir o respectivo “DANFE em contingência” em duas vias, utilizando o Formulário de Segurança. Uma das vias deverá acompanhar à(s) mercadoria(s), e a outra deve ficar arquivada na empresa emitente para posterior apresentação ao fisco. Sanado o problema técnico de conexão com a SEFAZ, o contribuinte emitente deverá transmitir para a Secretaria da Fazenda os arquivos digitais da NF-e gerados pela situação da contingência.

Orientação ao contribuinte

  1. O fabricante do formulário de segurança deverá ser credenciado junto à Comissão Técnica Permanente do ICMS – COTEPE/ICMS, mediante ato publicado no Diário Oficial da União;
  2. Deixar claro para a fabricante que se trata de formulário para impressão de DANFE / DANFE EM CONTINGÊNCIA;
  3. Recomenda-se que seja adquirido formulário no padrão A4;
  4. No formulário não pode conter a expressão “NOTA FISCAL”, devendo em seu lugar conter o termo “DANFE”;
  5. O formulário adquirido para fins de DANFE não pode ser utilizado para outra finalidade;
  6. DANFE não é nota fiscal eletrônica;
  7. Formulário que contenha a expressão “NOTA FISCAL” não pode ser utilizado como DANFE; se isso for feito, o contribuinte pode ser tributado duas vezes, pois haverá uma nota fiscal eletrônica e uma nota fiscal papel;
  8. O controle de utilização será exercido nos estabelecimentos do encomendante e do usuário do formulário;
  9. Relativamente às confecções subseqüentes à primeira, a respectiva autorização somente será concedida, mediante a apresentação da 2ª via do formulário da autorização imediatamente anterior.

Procedimentos para aquisição

Para a aquisição do Formulário de Segurança, o contribuinte deve:

  1. Procurar um dos fabricantes credenciados e preencher o Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFS), sendo este confeccionado em 3 vias;
  2. De posse do PAFS, o contribuinte deve procurar a SEFAZ – GERCONT (Gerência de Controle Tributário), onde – será verificada a situação cadastral e posterior liberação de autorização de sua impressão;
  3. Será retida a 1a via do PAFS pelo setor competente;
  4. O contribuinte deve retornar ao fabricante e dar seguimento à confecção dos formulários.

Relação de fabricantes

CALCOGRAFIA CHEQUES DE LUXO BANKNOTE LTDA.
CNPJ: 33.376.237/0001-20
Endereço: Rua Silvério Augusto Tavares, 39, Bairro Polvilho, Cajamar, SP.

CASA DA MOEDA DO BRASIL
CNPJ: 34.164.319/0005-06
End: Rua René Bittencourt, 371 Distrito Industrial de Santa Cruz, RIO DE JANEIRO (RJ) .

AMERICAN BANKNOTE S.A.
CNPJ: 33.113.309/0001-47
End: Rua Peter Lund, 146 São Cristóvão, RIO DE JANEIRO (RJ)

INTERPRINT LTDA.
CNPJ: 42.123.091/0001-00
End: Avenida Dr. Rudge Ramos, 1561 São Bernardo do Campo (SP)

THOMAS GREG & SONS LTDA.
CNPJ: 03.514.896/0001-15
End: Rua General Bertoldo Klinger nº 69/89 São Bernardo do Campo (SP)

ARJO WIGGINS LTDA. CNPJ atual, conforme alteração (DOU de 04.07.07 pág. 83 – Seção 1).
CNPJ: 45.943.370/0001-09
End: Rodovia Salto Itu, 30, bairro Porto Góes, Salto, SP.

J. ANDRADES INDÚSTRIA E COMÉRCIO GRÁFICO LTDA
CNPJ: 62.115.217/0001-02
End: Rua Bandeirantes, 155 / 167 Vila Conceição, CEP 09912-230 Diadema SP.

Mais detalhes

O Formulário de Segurança deve atender as disposições do Convênio ICMS 58, de 28 de junho de 1995. Nas hipóteses de utilização de formulário de segurança para a impressão do DANFE em Contingência, devem ser observados:

  1. As características do formulário de segurança, deverão atender ao disposto da cláusula segunda do convênio ICMS 58/95;
  2. Deverão ser observados os parágrafos 3º, 4º, 6º, 7º e 8º da cláusula quinta do Convênio ICMS 58/95, para a aquisição do formulário de segurança, dispensando-se a exigência da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais AIDF e a exigência de Regime Especial;
  3. Não poderá ser impressa a expressão “Nota Fiscal”, devendo, em seu lugar, constar a expressão “DANFE”;
  4. No campo modelo: modelo 55;
  5. Dimensões: no tamanho A4 (210 x 297mm);
  6. Informar no campo observações que se trata do modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica, DANFE EM CONTINGÊNCIA;

O formulário de segurança adquirido para uso como “DANFE EM CONTINGÊNCIA” não deverá ser empregado para outros fins.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

Como emitir uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e) em Contingência

Olá pessoal!!!

Nesse artigo vou falar um pouco sobre o Modo de Emissão em Contingência, porque ele existe e quais são as estratégias a serem adotadas. 

Uma boa leitura a todos!!!

O que é emissão em Contingência?

Bom, então vou iniciar descrevendo o que é o Modo de Emissão em Contingência. Ele nada mais é do que a forma pela qual se permite a emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica mesmo quando o software emissor não conseguir efetuar conexão com os webservices da SEFAZ do estado do contribuinte (também chamada SEFAZ Origem).

Os sistemas de recepção de NF-e das Secretarias de Fazenda foram desenvolvidos para oferecer aos contribuintes uma alta disponibilidade, de modo a atender as solicitações quase que instantaneamente. Mas, há situações em que podem ocorrer falhas de conexão entre o sistema emissor de NF-e e os webservices da SEFAZ. Também pode ocorrer uma parada programada, que é quando a SEFAZ passa por um período de manutenção.

Como o processo da empresa contribuinte não pode parar e o contribuinte comprador necessita receber a(s) mercadoria(s), é possível que a emissão da Nota Fiscal Eletrônica seja feita em Contingência.

Modalidades de Contingência

Para oferecer uma alta disponibilidade nos serviços, o fisco criou 3 (três) modalidades de Contingência: Formulário de Segurança (Papel Moeda), Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) e a Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).

A emissão do DANFE em Formulário de Segurança (FS) deve ser utilizada somente quando o ambiente do contribuinte não estiver conseguindo conexão com a SEFAZ-Origem, nem com as outras opções de Contingência (SCAN e DPEC). Essa situação poderá ocorrer quando houver algum problema no link de internet do contribuinte, ou quando SEFAZ-Origem, o SCAN e o DPEC estiverem simultaneamente indisponíveis.

O SCAN é um ambiente similar ao da SEFAZ Origem. Trata-se de uma outra estrutura de webservices, destinada a efetuar o recebimento e autorização das Notas Fiscais Eletrônicas. O SCAN foi criado para dar suporte às autorizações de NF-e enquanto a SEFAZ-Origem estiver indisponível durante períodos de manutenção ou quando a SEFAZ solicitar sua ativação.

O DPEC é um segundo ambiente online disponível para auxiliar no processo de emissão em contingência. Diferentemente do SCAN, o DPEC não autoriza a NF-e, mas sim, registra uma declaração de que aquela NF-e precisou ser emitida em contingência. Ele está sempre ativo e pode ser solicitado pela empresa contribuinte sempre que a mesma não conseguir conexão com a SEFAZ Origem.

Independente das situações apresentadas, a decisão por entrar em modo de contingência fica a cargo do contribuinte emitente. Quando detectado o problema de conexão, ele pode optar por entrar automaticamente em contingência ou esperar até que a conexão seja normalizada. O software emissor de NF-e deve ser implementado de tal forma que auxilie o contribuinte na sua tomada de decisão.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug