Remodelagem do Blog

Bom dia, pessoal!

Recentemente, remodelamos o Blog com a intenção de deixá-lo mais organizado e estruturado pra vocês. Nossa ideia foi separar os conteúdos, que falavam de temas gerais de documentações fiscal eletrônica, para falar apenas de Nota fiscal eletrônica (NF-e).

Para facilitar a organização dos dados e não perdermos importantes informações, dividimos os assuntos e criamos mais três blogs:

- Blog da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e): www.g2kanfse.wordpress.com
Que tratará de temas exclusivamente voltados as notas eletrônicas de serviços.

- Blog do Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e): www.g2kacte.wordpress.com
Trata novidades sobre a adesão dos estados ao envio do conhecimento de transporte eletrônico, dicas e ajudas sobre este documento fiscal eletrônico específico.

- Blog da Documentação Fiscal eletrônica (e-DOC): www.g2kaedoc.wordpress.com
Este último irá falar da organização e guarda das NF-e, NFS-e e CT-e que as empresas recebem de seus fornecedores, prestadores de Serviços e Fornecedores.

Siga nossos outros Blogs, caso também sejam do seu interesse. No mais, contamos com sua participação para deixar este espaço cada vez melhor!

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Abraço!!!
Maicon Klug

Por que é importante fazer o gerenciamento dos documentos fiscais eletrônicos recebidos?

Olá Pessoal!!!

Assim como os outros projetos de Documentação Fiscal Eletrônica, a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) veio pra ficar, e com certeza trará melhorias significativas em todas as atividades de prestação de serviços. Mas como as empresas devem se adequar frente aos diferentes layouts de integração das prefeituras?

Boa leitura a todos.

A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos é uma realidade para grande parte das empresas brasileiras. Diante deste cenário, novas necessidades começaram a surgir. Uma delas é o gerenciamento desses documentos dentro da empresa, sejam Notas Fiscais eletrônicas (NF-e), Notas Fiscais de Serviços eletrônicas (NFS-e) ou Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e).

Antes, na época em que os documentos eram apenas em papéis, havia dificuldades como: altos custos para o armazenamento e riscos de extravio. Agora, este trabalho ficou mais simples, com redução da burocracia e dos custos. No entanto, apenas empresas bem preparadas se beneficiarão dessas mudanças, uma vez que toda a tramitação de documentos fiscais eletrônicos entre as empresas é fiscalizada eletronicamente pelas administrações tributárias em todas as esferas.

A legislação em vigor estabelece, por exemplo, que o receptor da NF-e verifique a legitimidade da mesma, sob pena da co-responsabilidade tributária caso não o faça, entre outras obrigações. Para evitar esse tipo de problema futuro e guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, é preciso analisar as necessidades da empresa e buscar alternativas que as atendam.

Uma maneira de facilitar esse processo é através do G2KA e-Doc, um software que trabalha no recebimento, armazenamento e validação de documentos eletrônicos de forma dinâmica. Entre os benefícios da utilização desse sistema, destacam-se a recepção automática de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa e a validação junto aos órgãos autorizadores (SEFAZ), verificando se o documento recebido está mesmo autorizado.

Somente documentos autorizados são considerados válidos e assim, suas informações passam a ser armazenados de forma segura. Esta guarda está determinada em lei e os contribuintes precisam disponibilizar os arquivos aos clientes compradores ou tomadores de serviços, caso uma ocorra uma auditoria.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

Os municípios e a NFS-e: o que as empresas precisam fazer?

Olá Pessoal!!!

Assim como os outros projetos de Documentação Eletrônica, a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) veio pra ficar, e com certeza trará melhorias significativas em todas as atividades de prestação de serviços. Mas como as empresas devem se adequar frente aos diferentes layouts de integração das prefeituras?

Boa leitura a todos.

A NFS-e trará muitos benefícios para os contribuintes prestadores de serviços, isso não há o que se discutir. Após implantada e em funcionamento, basta apenas usufruir das suas vantagens. Mas até lá, há alguns desafios a serem superados, principalmente pelas empresas de
desenvolvimento de softwares de gestão e prestadores de serviços que possuem filiais distribuídas em várias cidades.

Mas qual é a dificuldade?

A principal dificuldade de que estou falando é a falta de padrão na integração entre prefeituras e contribuintes. Cada município vem adotando um modelo diferente de integração, dificultando o desenvolvimento da comunicação no sistema de gestão dos contribuintes. Os que mais sofrem são as empresas com várias filiais e os desenvolvedores de softwares de gestão (ERP).

Reparem nesses dois números: (i) Em torno de 500 municípios já se adequaram a NFS-e, ou estão em fase de adequação; e (ii) Existem mais de 40 modelos de integração diferentes. Se compararmos com a NF-e, que possui um único modelo de integração independente do estado, já podemos imaginar a diferença entre as duas Notas Eletrônicas e o volume de trabalho necessário para manter uma solução que atenda perfeitamente a este cenário.

O que há de diferente nos padrões dos municípios?

Podemos citar alguns dos itens que podem variar de acordo com o ambiente de cada prefeitura: (i) regras de validação, como quantidade de itens de serviço, % de imposto, impressão do DANFSE e outras; (ii) layouts com informações diferentes, depende da necessidade de cada município; (iii) integração online (webservices) e offline (arquivos TXT ou XML); e (iv) uso e não uso de Certificado Digital, algumas prefeituras solicitam apenas usuário e senha.

Esses são apenas alguns dos itens que podem ser diferentes. Conforme as prefeituras estão se adequando, novos padrões de integração são criados e novas surpresas vão surgindo. Como as prefeituras estão aderindo de forma muito rápida (mais do que o esperado), vamos em breve ultrapassar os 50 modelos de integração e alcaçar os 1000 municípios com obrigatoriedade. Para empresas com atuação a nível nacional, este pode se tornar um cenário que trará grande demanda técnica (custo operacional).

O que as empresas precisam fazer?

Uma das possibilidades é desenvolver a integração com cada município. Entretanto, esta não é uma opção financeiramente viável, nem a curto e nem a longo prazo. Uma vez desenvolvida uma solução, é necessário mantê-la, e o custo dessa manutenção pode se tornar muito elevado. Esta
conta é válida tanto para uma empresa prestadora de serviços, quanto uma empresa de desenvolvimento de software de gestão.

Hoje já existe no mercado soluções especialistas no assunto NFS-e. Soluções que já integram e estão homologadas com um grande número de municípios, de fácil integração com os sistemas de gestão dos contribuintes e o principal: adequadas a realidade de cada município com NFS-e.

Avaliar a possibilidade de parceria é algo deve estar no escopo do projeto antes de iniciar o seu desenvolvimento. No modelo de parceria há diversas vantagens técnicas, comerciais, financeiras e administrativas, basta procurar pelo parceiro certo: aquele que puder contribuir com mais
benefícios.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

O que fazer quando a SEFAZ rejeitar uma NF-e emitida em contingência?

Olá Pessoal!!!

Neste artigo vou comentar um pouco sobre algumas situações que podem ocorrer após a emissão de uma NF-e em contingência. Ela pode não ser autorizada, sabia? O que fazer nessa situação?

Boa leitura a todos.

Consideremos a seguinte situação: uma NF-e foi emitida em Contingência, o DANFE foi impresso em Formulário de Segurança e a mercadoria foi enviada ao cliente. Depois, a conexão com a SEFAZ Origem foi estabelecida novamente e o arquivo foi transmitido. Mas havia um erro no arquivo e a SEFAZ rejeitou o mesmo.

O que fazer?

Notas Fiscais Eletrônicas retornadas com erros

Quando a SEFAZ Origem recebe notas emitidas em contingência, seja pelo DPEC ou Formulário de Segurança, ela pode rejeitar a NF-e por algum motivo (problemas com a formaçao do xml, problemas com o emitente ou com o destinatário, etc…).

Para tratar essa situação, o software emissor de NF-e precisa identificar o problema e comunicar ao usuário o que ocorreu. Assim o usuário pode tomar ações como alterar a Nota Fiscal no ERP e emití-la novamente.

Quando já houver ocorrido o trânsito da mercadoria, também é necessário comunicar ao cliente o que ocorreu, avisando que a nota que ele recebeu não possui mais validade e que uma nova será encaminhada.

Notas Fiscais Eletrônicas pendentes de retorno

Não é comum, mas uma situação que pode ocorrer é a pendência de retorno por parte da SEFAZ Origem. Quando ocorre alguma falha no ambiente da Secretaria de Fazenda, pode acontecer de as Notas Fiscais eletrônicas transmitidas ficarem “travadas” e o contribuinte não obter retorno (nem de recebido, nem de não recebido).

O interessante é que a SEFAZ Origem não se responsabiliza pelas NF-e pendentes de retorno. Cabe ao contribuinte efetuar todo e qualquer tratamento mediante as falhas que possam vir a ocorrer. Por isso é necessário que o sistema emissor de NF-e tenha uma inteligência onde ele possa saber quais são as Notas eletrônicas enviadas, mas que ainda não tiveram retorno.

Diante falhas da SEFAZ, podem ser tomadas decisões variadas: encaminhar novamente a NF-e, aguardar o retorno da SEFAZ, inutilizar a numeração das notas, cancelar as notas, etc. Entretanto, uma ação deve ser tomada mediante um diagnóstico, e é o software emissor de NF-e que deve prover meios para obtenção desse diagnóstico.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

SCAN, DPEC e FS: Como funciona a emissão em contingência da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Olá pessoal!!!

Neste artigo vou falar um pouco mais sobre as formas de Emissão em Contingência e como elas funcionam. Também vou dar algumas dicas de como os sistemas emissores de NF-e podem efetuar o tratamento dessas regras, que são impressindíveis em um software de emissão de NF-e.

Boa leitura a todos.

Como operam as Modalidades de Contingência?

Essa é uma boa pergunta. Os desenvolvedores de sistemas emissores de NF-e devem ficar atentos a essa regra de negócio, pois os sistemas precisam saber como se comportar em cada situação.

SCAN – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional

O SCAN possui a mesma estrutura de recepção da SEFAZ Origem, executando as seguintes operações:

  • Recepção e autorização de NF-e
  • Cancelamento de NF-e
  • Inutilização de numeração de NF-e
  • Consulta ao status de uma NF-e
  • Consulta status operacional do seu serviço (webservice exclusivo do SCAN)
  • Consulta status operacional do serviço da Sefaz Origem (webservice exclusivo do SCAN)

Para que não ocorra a situação de uma mesma NF-e ser autorizada pelo SCAN e também pela SEFAZ Origem, o SCAN tratará somente Notas com numerações nas séries 900 a 999. Isso se aplica a todos os serviços elencados acima. Do mesmo modo, a SEFAZ Origem não tratará nenhuma Nota que possuir séries reservadas do SCAN.

O software emissor de NF-e deve estar preparado para operar tanto com a SEFAZ Origem quanto com o SCAN. Segundo o Manual de Contingência da NF-e, o sistema de mensageria de NF-e deve se comportar da seguinte forma:

  • Passar a gerar NF-e com numeração nas séries de contingência (900 a 999);
  • Alterar as chamadas dos webservices para invocar os webservices do SCAN;
  • Transmitir o aqruivo da NF-e e imprimir DANFE normalmente, conforme as autorizações emitidas pelo SCAN.
  • Monitorar a disponibilidade da SEFAZ Origem (através do webservice NfeStatusServico do SCAN), para determinar o momento de voltar a operar com a SEAFAZ Origem.

A SEFAZ Origem e o SCAN trabalham em sincronia. A SEFAZ Origem avisa o SCAN quando é o momento em que ele deve ativar/desaticar os seus serviços. A Notas Fiscais eletrônicas autorizadas pelo SCAN serão transmitidas também para o ambiente da SEFAZ Origem, permitindo que a consulta possa ser efetuadas nos dois ambientes.

DPEC – Declaração Prévia de Emissão em Contingência

O DPEC também é um ambiente que recebe solicitações das empresas contribuintes através da comunicação de webservices. Entretanto, o DPEC não autoriza a Nota eletrônica, ele apenas autoriza uma declaração de que aquela NF-e será transmitida posteriormente para a SEFAZ Origem, mas que no momento o DANFE será impresso em contingência (formulário comum A4).

Diferentemente do SCAN, o DPEC não se comunica com a SEFAZ Origem. Nesta forma de emissão em contingência, quando a conexão com a SEFAZ Origem for estabelecida novamente, a empresa contribuinte precisará encaminhar para ela todos os arquivos emitidos em contingência pelo DPEC.

Imagine a seguinte situção: a empresa perdeu a conexão com SEFAZ Origem e também não conseguiu conectar com o SCAN. O que ela faz? Ela bate na porta do DPEC e fala:

- DPEC, preciso emitir uma NF-e em contingência, você pode autorizar?
E o DPEC responde: – Claro, mas preciso de algumas informações. Me passe a chave de acesso, número da nota, série, informações da sua empresa e da empresa do destinatário.
- Ok, seguem as informações. Estou autorizado a imprimir o DANFE em uma folha A4 comum?
- Sem problemas, pode emitir. Mas depois, envie o arquivo completo da NF-e para a SEFAZ Origem.

Fiz essa apresentação “lúdica” para exemplificar de forma mais simples como funciona o processo. Em resumo, a NF-e não foi autorizada pelo DPEC, ele apenas tomou conhecimento de que naquele momento não havia conexão com a SEFAZ Origem, que o contribuinte imprimiu o DANFE e que encaminhará o arquivo posteriormente.

Assim como no SCAN, o software emissor de NF-e precisa ficar checando o momento em que a SEFAZ Origem voltar a ter conexão. Quando isso ocorrer ele, precisa enviar para ela (SEFAZ) todos as Notas eletrônicas que tiveram a autorização de emissão feita pelo DPEC.

FS – Formulário de Segurança

Na emissão do DANFE em Formulário de Segurança o processo muda um pouco. Nessa modalidade, o contribuinte precisa imprimir o DANFE em um formulário especial e em duas vias: uma para acompanhar a mercadoria e outra para ser arquivada na empresa (para posterior apresentação ao fisco). O formulário de segurança trata-se de uma folha especial, feita em Papel Moeda. Ao imprimir deve ser adicionada uma “marca d’água” com a identificação de que o DANFE está sendo impresso em contingência devido a problemas técnicos.

Assim como no DPEC, o arquivo da NF-e não é enviado diretamente para a SEFAZ Origem (pois não está sendo possível a conexão). Então, o sistema emissor de NF-e deve identificar quais NF-e foram emitidas em Contingência e transmitir essas NF-e para a SEFAZ Origem logo que a conexão for estabelecida novamente.

Implementando o Modo de Contingência

Para auxiliar o contribuinte a tomar a decisão de passar a operar em modo de contingência, o sistema de emissão de NF-e pode possuir algumas parametrizações e/ou verificações que definam as circunstâncias em que a emissão passará a ser em contingência. Podem existir inúmeras formas de efetuar esse tratamento, vou descrever algumas formas simples, porém eficázes, de possíveis implementações do sistema emissor de NF-e.

Emissão em contingência através do ambiente do SCAN

De tempos em tempos, o sistema pode consultar o status do serviço da SEFAZ-Origem. Caso identifique que a SEFAZ Origem não esteja disponível, o sistema emissor de NF-e já pode alterar automaticamente a forma de geração das NF-e, passando a gerá-las de acordo com as regras do Ambiente do SCAN.

O sistema pode fazer o mesmo quando a SEFAZ Origem voltar a ficar disponível, retornando a geração de NF-e para a forma normal.

Ao invés de proceder de forma automática, o sistema também pode informar ao usuário da situação e solicitar a confirmação da operação.

Emissão em contingência através do ambiente do DPEC

Assim como no SCAN, de tempos em tempos, o sistema pode consultar o status do serviço da SEFAZ Origem e verificar a sua disponibilidade. Se a SEFAZ Origem não esteja disponível, o sistema emissor de NF-e já pode alterar automaticamente a sua operação, passando a solicitar ao DPEC a autorização para emissão em contingência e identificar quais foram as Notas emitidas em contingência.

Quando a SEFAZ Origem voltar a ficar disponível, retornando a geração de NF-e para a forma normal, deverá transferir todos as Notas eletrônicas setadas como enviadas ao DPEC.

É desejável que esse vai e vem possa ser determinado pelo usuário como automático ou manual (fazendo assim que o usuário confirme a operação).

Emissão em contingência utilizando Formulário de Segurança

Poderia funcionar semelhante ao SCAN. Entretanto, ao invés de solicitar a autorização, poderia setar as Notas emitidas em contingência e também disparar a impressão para o Formulário de Segurança, setando a marca d’água necessária.

Quando a conexão com a SEFAZ Origem for estabelecida novamente, todas as Notas marcadas anteriormente deverão ser eviadas para a SEFAZ para autorização.

Também é desejável que esse processo seja disponibilizado ao usuário de forma onde ele possa optar por fazer manualmente ou deixar que o sistema faça as escolhas automaticamente.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

Benefícios da NF-e: Soluções automatizam a gestão de Notas Fiscais de entrada e saída

Olá Pessoal!!!

Com o advento da NF-e, muitos dos processos internos das empresas puderam ser automatizados, garantindo maior segurança, integridade das informações e redução de custos operacionais. Softwares passaram a ser essenciais nesses processos. 

Neste artigo vou falar um pouco sobre as possibilidades de automatização que a documentação eletrônica pode proporcionar às empresas contribuintes.

Boa leitura a todos.

Os Documentos Fiscais eletrônicos, principalmente a Nota Fiscal eletrônica, proporcionaram a remodelagem de alguns processos dentro das empresas. A gestão de faturamento e recebimento de mercadorias pôde ser medida e melhorada e a interação com clientes e fornecedores pôde ser trabalhada de forma mais dinâmica.

O que é possível fazer agora?

Nota Fiscal eletrônica de Saída

Ao emitir uma NF-e, a empresa pode encaminhar o DANFE e o arquivo XML da Nota eletrônica para o seu cliente por e-mail. Isso permite que na outra ponta o cliente possa verificar se as informações estão corretas e programar com antecedência o recebimento da mercadoria.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Ao receber uma mercadoria e de posse do DANFE, a empresa pode conferir se a NF-e está realmente autorizada na SEFAZ e verificar se o fornecedor encaminhou o arquivo XML da Nota. Com as informações do DANFE a empresa pode efetuar a entrada dos dados em seu sistema de gestão.

Como é possível automatizar esses processos?

Nota Fiscal eletrônica de Saída

 Quando a empresa emite a NF-e, além de encaminhar o arquivo ao cliente por e-mail, ela também pode disponibilizar um ambiente web para que o próprio cliente possa acessar o documento eletrônico e proceder com o armazenamento do mesmo, ou fazer sua reimpressão.

Para o cliente final este é um recurso interessante, pois durante o mês ele poderá efetuar mais compras e receber mais Notas eletrônicas por e-mail. Ao invés de procurar os arquivos das Notas eletrônicas entre os e-mails recebidos, ele poderá acessar o ambiente web do fornecedor e efetuar o download de todos os arquivos de um determinado período (semana, mês, etc) de uma só vez.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Ao receber uma mercadoria, o recebedor não precisa efetuar manualmente o processo de conferência da Chave de Acesso da NF-e no site da SEFAZ, nem conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Todo esse processo de recepção e validação da NF-e pode ser feito automaticamente por um Software.

De posse do DANFE, a empresa necessita dar a entrada das informações em seu sistema de gestão. Também não há a necessidade de efetuar esse processo de forma manual, digitando as notas uma a uma no sistema de gestão. Há software de gestão de NF-e que integram-se com o ERP, fazendo esse procedimento de forma automática.

Com o auxílio desse software de NF-e a empresa automatiza: a recepção e armazenamento dos arquivos XML, a validação deles na Secretaria de Fazenda e a importação das informações das Notas para dentro da base de dados do ERP. Tudo isso com pouco, ou nenhuma, interação manual do faturista/recebedor.

Quais as soluções em software disponíveis?

Há ferramentas no mercado que podem auxiliar as empresas a gerirem melhor seus processos de gestão de documentos eletrônicos fiscais. Alguns dos softwares mais completos do segmento são desenvolvidos pela empresa G2KA Sistemas. A G2KA é especialista em soluções para gestão de NF-e, NFS-e e CT-e e sua atuação comercial abrange todo país.

Nota Fiscal eletrônica de Saída

A empresa que deseja dispor aos seus clientes recursos para que eles possam gerenciar as Notas eletrônicas, poderá utilizar o Portal B2B. Trata-se de uma solução web onde a empresa emissora de NF-e disponibiliza aos seus clientes os arquivos XML através de um site na internet.

Cada cliente recebe um usuário e senha e acessa o Portal B2B pelo seu navegador. Ao efetuar o acesso, o cliente destinatário pode visualizar todas as Notas Fiscais eletrônicas que foram emitidas contra ele, em todas as compras efetuadas. Ele também poderá executar ações como o download em lote dos arquivos XML das Notas e a reimpressão do DANFE.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Para a gestão e integração dos documentos de entrada, a G2KA desenvolveu o Supply B2B. Ele é uma solução que permite a automatização das Notas Fiscais eletrônicas de entrada, enviadas pelos fornecedores. O software gerencia a recepção, armazenamento, validação do documento eletrônico e faz a entrada das informações dentro do sistema ERP.

Com o Supply B2B não é necessário digitar as notas de entrada a partir do DANFE. Ele utiliza as informações presentes no arquivo XML para, de forma automática, gerar a nota de entrada na base de dados do ERP. Esse processo necessita de pouca, ou nenhuma, intervenção humana, reduzindo tempo no processo operacional e eliminando erros de digitação.

Um alerta para as empresas

Geralmente as empresas preocupam-se exclusivamente com a emissão da NF-e e acabam adotando soluções mais simples. Algumas não fazem uma análise do investimento necessário e não avaliam o real Custo X Benefício de uma solução completa.

As empresas que apenas emitem NF-e estão atendendo parte da legislação, não ela por completo. A legislação especifica que, o contribuinte emissor de NF-e também está obrigado a armazenar as Notas eletrônicas recebidas e deve cobrar de seus fornecedores o envio delas.

Não se trata de apenas atender a legislação. É necessário que as empresas estejam abertas as mudanças. São mudanças como estas que trazem benefícios e permitem a criação de diferenciais competitivos. Também são elas que possibilitam o desenvolvimento e a melhoria nos processos de gestão das empresas.

Espero ter colaborado.

Abraços!!!

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em NF-e, NFS-e e CT-e, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug
comercial@g2ka.com.br
(47) 3035-7882

NFS-e: Desenvolver ou buscar uma para atender a Nota Fiscal de Serviços eletrônica

Olá Pessoal!!!

Este artigo é voltado, principalmente, para as empresas desenvolvedoras de Softwares de Gestão. Vvou tentar expôr um pouco sobre as vantagens em buscar uma parceria em relação ao desenvolvimento proprietário da Nota Fiscal de Serviços eletrônica. Facilidade técnica e benefícios comerciais são algumas delas.

Boa leitura a todos!

O desenvolvimento de soluções para Documentação Eletrônica demanda de grande esforço técnico e de negócio por parte das empresas de desenvolvimento de Softwares para Gestão Empresarial. Manter tais soluções acaba gerando para as desenvolvedoras um considerável custo operacional.

Elas acabam alocando recursos (dinheiro e pessoas) nesses projetos, mas que poderiam estar sendo direcionados no desenvolvimento de novas rotinas e melhorias em seu produto (Software de Gestão Empresarial).

A NFS-e como um fator agravante

Com a NFS-e, a situação dos desenvolvedores de software pode se agravar ainda mais. Como não há um padrão por parte das Prefeituras, maior é o esforço necessário para adequar o ERP aos requisitos de integração definidos pelos municípios. Abaixo elenquei algumas das possíveis desvantagens em optar pelo desenvolvimento próprio da NFS-e.

Pesquisa e levantamento dos municípios com NFS-e: É uma atividade necessária, mas que demanda tempo. É preciso alocar pessoas para efetuar essa pesquisa. Se a empresa se propuser a atender qualquer cidade com NFS-e, esta atividade deverá ser feita recorrentemente.

Estudo da documentação de integração com cada município: Esta é uma atividade necessária para poder iniciar as atividades de desenvolvimento. Como cada prefeitura pode criar o seu padrão de integração, é necessário conhecer todas as documentações. Esta é uma atividade desempenhada em paralelo à pesquisa dos municípios e sempre acontecerá enquanto houver Prefeituras implantando a NFS-e.

Implementação da integração com a Prefeitura: Para cada modelo de integração é necessária a implementação da comunicação por parte do ERP. Há municípios que possuem integração automática (webservices) e outros que necessitam a troca de arquivos manualmente (upload). Algumas prefeituras exigem o uso de Certificação Digital, outras solicitam apenas usuário e senha. A questão é: para cada cidade há um novo desenvolvimento.

Tratamento de particularidades de cada Prefeitura: Além das particularidades de comunicação, há também a formatação das informações (layout de integração) e algumas regras de negócio. As Prefeituras possuem necessidades diferentes, solicitando ao contribuinte o envio de determinadas informações. Essas informações requisitadas podem ser diferentes para cada prefeitura. A estrutura do arquivo também muda, algumas trabalham com arquivos XML padrão ABRASF e outras com XML dentro de um padrão proprietário. Em resumo, cada uma delas acaba tratando suas particularidades de forma diferente. Algumas exigem que o RPS contenha apenas um item de serviço, já outras permitem que seja informado mais de um item.

Homologação da integração com cada município: Este processo deverá ser feito na implantação do primeiro cliente em cada uma das cidades integradas. Durante os testes podem ocorrer alguns problemas de comunicação, falta de informações requeridas no layout, erro no próprio layout, dentre outros. A empresa desenvolvedora terá que lapidar a integração conforme for evoluindo nos testes. Poderá levar tempo até que seja alcançada a homologação final da integração em cada uma das prefeituras.

Atendimento e atuação comercial: Para a empresa desenvolvedora de Softwares de Gestão, é um diferencial poder atender um cliente em qualquer cidade. Mas para isso é preciso ter a integração desenvolvida e homologada com cada um dos municípios. Optar pelo desenvolvimento próprio pode atrasar a atuação comercial da empresa. É preciso saber que há uma considerável curva de tempo até conseguir viabilizar a integração com um número expressivo de municípios. Quando maior for o tempo de desenvolvimento, mais tarde será o início da atuação comercial.

O que a parceria da NFS-e pode agregar ao Software de Gestão Empresarial

Os Softwares Especialistas na Emissão e Gestão de NFS-e possuem características funcionais que agregam recursos ao ERP, trazendo benefícios ao cliente final e ao Sistema de Gestão Empresarial. O software de NFS-e torna-se um complemento ao ERP, tratando regras específicas que melhoram o desempenho do processo de emissão de NFS-e e a forma que os documentos eletrônicos são gerados.

Como essas funcionalidades já estão presentes no emissor de NFS-e, a empresa desenvolvedora do Software de Gestão não necessita implementá-las no ERP, mas pode disponibilizá-las ao cliente final como um benefício a mais. Isto também é um benefício para a empresa de software, pois ela não precisará reescrever recursos que já existem.

Abaixo relacionei algumas das características que considero importantes e que realmente são diferenciais nos Softwares Especialistas em NFS-e.

Único layout de integração: Eu diria que está o principal benefício para as empresas de desenvolvimento de Softwares de Gestão. Reduz tempo em pesquisa, desenvolvimento e manutenção. Ou seja, reduz custos!!!

A integração e homologação com as Prefeituras ficam sob responsabilidade da empresa que desenvolve o Software Emissor de NFS-e. O que o ERP precisa fazer é desenvolver uma única integração com o emissor de NFS-e. Essa integração é feita através de um layout único, independente de Prefeitura. Estando integrado com o emissor de NFS-e, o ERP já sai de largada atendendo a todos os municípios homologados pelo emissor.

Configuração do Certificado Digital: É o software emissor de NFS-e que disponibiliza a configuração dos certificados. No caso dos modelos A1 a configuração é mais simples, entretanto, há muitas empresas que utilizam o modelo A3. Nos modelos A3 as configurações são mais complexas, pois dependem de instalações de drivers de leitoras USB, tokens, etc. Todo esse processo é abstraído do ERP. Desenvolvimento que não precisa fazer, é dinheiro que não precisa gastar, correto?

Uso da Assinatura Digital: O Certificado Digital precisa estar corretamente instalado e configurado para que seja possível efetuar a assinatura de documentos a partir dele. Todo o processo de assinatura dos arquivos XML também é feito pelo emissor de NFS-e, desonerando essa atividade da equipe de desenvolvimento do ERP.

Feedback da validação do RPS: O sistema da Prefeitura disponibiliza informações de status à cada RPS encaminhado pelo contribuinte. É o emissor de NFS-e que estabelece conexão com o sistema da Prefeitura e obtém os retornos encaminhados. O ERP não precisa se preocupar com nenhuma comunicação com o município. Além disso, o cliente final pode visualizar o status de cada documento através da interface do emissor de NFS-e ou pelo próprio ERP.

Impressão do RPS: O emissor de NFS-e efetua a impressão automática ou manual do RPS.

Envio de e-mail da NFS-e: Estando o documento eletrônico autorizado pela Prefeitura, o emissor de NFS-e envia o arquivo XML por e-mail diretamente ao tomador do serviço. Este processo é automático, sem intervenção do cliente ou do ERP.

Envio de e-mail de Cancelamento: Quando o cliente efetua o cancelamento de uma nota pelo ERP, o emissor de NFS-e envia a solicitação para a Prefeitura e, ao obter a confirmação do cancelamento, envia ao tomador um e-mail contendo o arquivo XML de cancelamento.

Configuração de mensagens no e-mail: O emissor de NFS-e permite que o cliente personalize o conteúdo do texto no Assunto e no Corpo do e-mail. Essa configuração pode ser feita para os e-mails de envio de NFS-e e Cancelamento. Ele permite também manipular o conteúdo do texto buscando informações de dentro do conteúdo do arquivo XML, como o número do RPS, CNPJ, Razão Social, Fantasia, Valores, etc.

Geração e envio do boleto bancário por e-mail: O emissor de NFS-e permite a geração de boletos bancários a partir de informações disponibilizadas pelo ERP. Na mesma integração dos dados da nota, o ERP repassa ao emissor de NFS-e as informações de cobrança referente ao serviço. O emissor de NFS-e constrói o boleto, gera um arquivo em PDF e envia o mesmo ao tomador por e-mail. Os boletos são encaminhados anexos, junto ao arquivo XML da NFS-e.

Download em lote dos arquivos XML: Outro recurso disponibilizado pelo emissor de NFS-e é o download em lote dos arquivos XML das Notas de Serviço eletrônicas. Isto facilita o processo de disponibilização dos arquivos aos clientes e contabilidade.

Tratamento de filas de impressão (multiempresa): Este é um recurso muito interessante para empresas que possuem muitas filiais. O emissor de NFS-e permite imprimir o DANFSE do RPS em uma impressora localizada em qualquer filial, independente da cidade em que a mesma se encontre. Esta é uma funcionalidade muito importante para empresas que possuem suas informações e sistemas hospedados em Datacenters.

Pessoal, essas funcionalidades que citei acima não estão disponíveis em todos os Sistemas de Emissão de NFS-e. Elas são particulares do software emissor desenvolvido pela G2KA Sistemas. Utilizei ele como exemplo para poder demonstrar melhor as vantagens que um sistema específico pode ofecerer.

Talvez uma empresa contribuinte, emissora de NFS-e, não necessite de tantos recursos em seus processos, mas haverá aquelas que poderão exigir ainda mais funcionalidades. Isso é relativo. Minha idéia com esse artigo foi tentar demonstrar que existem muitas vantagens em optar por uma parceria e que essa possibilidade deve ser avaliada com bons olhos pelas empresas de desenvolvimento de software.

Espero ter colaborado.

Abraços!!!

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em NF-e, NFS-e e CT-e, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug
comercial@g2ka.com.br
(47) 3035-7882