Como emitir uma Nota Fiscal eletrônica?

Olá pessoal!!!

O processo em si é simples, mas possui uma série de cuidados e questões de segurança a serem adotadas. Nesse artigo, vou descrever um pouco sobre como é feita a emissão de uma NF-e e o que está envolvido no processo.

Uma boa leitura a todos.

Segurança das informações

Por questões de segurança, o fisco estabeleceu algumas normas que devem ser seguidas pelo contribuinte. Essas normas são referentes ao formato das informações enviadas, identificação do emitente e tecnologia adotada na transmissão.

  • Formato: o formato adotado foi o XML. Um arquivo XML é formado por uma estrutura de dados simples e ao mesmo tempo eficáz. A Receita Federal estabeleceu um formato XML padrão a ser adotado e somente irá considerar arquivos que atendam a esse formato. Para isso foi disponibilizado um manual com informações de como montar os arquivos dentro do formato especificado. É responsabilidade do contribuinte criar os arquivos dentro do formato pré-estabelecido.
  • Identificação do emitente: a identificação e a validade jurídica é garantida através da assinatura digital do contribuinte emitente. Essa assinatura digital é adquirida através de um certificado digital que o contribuinte deverá adquirir junto a uma Autoridade Certficadora;
  • Tecnologia adotada: o fisco adotou uma das tecnologias mais emergentes do mercado: Webservices (WS). Associada ao formato XML, webservices são formas de comunicação padronizadas, independente (quase que totalmente) de tecnologias. Comunicação via internet, padronização, simplicidade e segurança são algumas das vantagens dessa tecnologia.

Quem pode emitir Nota Fiscal eletrônica?

Essa questão é fácil de ser respondida: qualquer empresa que seja contribuinte de ICMS.

Atualmente, o fisco está obrigando determidados ramos de atividade à serem obrigados a emitir NF-e. Porém, qualquer empresa pode ser voluntária ao projeto e passar a emitir o documento eletrônico.

Como emitir ?

A forma pela qual é feita a emissão das Notas Fiscais eletrônicas é só uma, mas podem ser utilizados meios diferentes para emitir. Em geral, existem 2 (dois) meios para se efetuar a emissão de NF-e: utilizando o software gratuito da SEFAZ-SP ou o próprio sistema utilizado para a emissão das atuais Notas Fiscais.

O software disponibilizado pela SEFAZ-SP é interessante para os contribuintes que emitem um volume muito baixo de Notas Fiscais ou que emitam NF de forma manual. Com ele há um retrabalho, pois toda nota emitida no sistema de faturamento, ou manualmente, necessita que seja digitada novamente nesse sistema. Operacionalmente, ele é totalmente inviável para empresas que possuam um volume mais alto de Notas Fiscais diárias.

Também é possível enviar uma NF-e a partir do próprio sistema ERP (ou sistema de faturamento). Para isso, o sistema deve estar preparado para essa operação, seja com o recurso já desenvolvido no ERP, ou através da integração com sistemas específicos que efetuam a comunicação com a SEFAZ.

Qual o melhor meio de viabilizar a emissão?

Bom, eu sou suspeito a falar sobre essa questão, pois minha empresa desenvolve e comercializa uma ferramenta específica para a emissão de NF-e. Mas, levando em consideração alguns fatores, eu posso dizerm sem medo que a melhor solução é utilizar um sistema específico para tratar o envio e retorno das Notas com a SEFAZ.

O sistema da SEFAZ-SP é bom, funciona, mas é inviável pelo retrabalho que ele gera. Redigitar todas as Notas Fiscais manualmente demanda tempo e é mais propenso a falhas: a chance do usuário digitar alguma informação errada é muito maior. Também há a questão da segurança das informações: as informações são guardadas em arquivos, que são fáceis de serem corrompidos ou até excluidos por algum descuido ou mal armazenamento.

As empresas que desenvolvem sistemas ERP podem incluir todos os recursos de emissão dentro do próprio ERP. Mas isso tem um custo de desenvolvimento e manutenção: é necessário alocar recursos humanos somente para atender essa demanda. Isso muda um pouco o foco da empresa, pois terá que aprender e se especializar em emissão de NF-e, quando poderia estar aprimorando seu sistema de gestão (que é o carro chefe da empresa).

Sistemas específicos de emissão de NF-e já possuem todos os recursos necessários para atender à nova sistemática. Esses sistemas integram-se de forma fácil com qualquer sistema ERP, e as equipes dessas empresas são especializadas no assunto, podendo atender aos contribuintes com maior eficácia. Há muitos softwares no mercado, alguns bons e outros nem tanto, por isso deixo uma dica a quem busca softwares de emissão de NF-e: façam uma pesquisa de mercado, busquem a solução que melhor atende a sua realidade. Lembrem que nem sempre o mais caro é o melhor, e que as vezes o mais barato sai muito caro, fiquem atentos.

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em Nota Fiscal Eletrônica, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug

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218 comentários sobre “Como emitir uma Nota Fiscal eletrônica?

  1. olá pessoas, segue esse link, caso alguem queira emitir a nf-e de uma forma rapida, simples e sem burocracia. o que vai facilitar a vida de sua empresa, e evitar as dores de cabeça que o sistema gratuito oferece. eles oferecem treinamento, suporte e todo suporte quando necessario ao que se refere nf-e. Atendem em todo o brasil.
    segue o link. http://globosolution.com.br/site/solucoes-nfe.php?page=solucoes
    tem ajudado muitas empresas.

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