Benefícios da NF-e: Soluções automatizam a gestão de Notas Fiscais de entrada e saída

Olá Pessoal!!!

Com o advento da NF-e, muitos dos processos internos das empresas puderam ser automatizados, garantindo maior segurança, integridade das informações e redução de custos operacionais. Softwares passaram a ser essenciais nesses processos. 

Neste artigo vou falar um pouco sobre as possibilidades de automatização que a documentação eletrônica pode proporcionar às empresas contribuintes.

Boa leitura a todos.

Os Documentos Fiscais eletrônicos, principalmente a Nota Fiscal eletrônica, proporcionaram a remodelagem de alguns processos dentro das empresas. A gestão de faturamento e recebimento de mercadorias pôde ser medida e melhorada e a interação com clientes e fornecedores pôde ser trabalhada de forma mais dinâmica.

O que é possível fazer agora?

Nota Fiscal eletrônica de Saída

Ao emitir uma NF-e, a empresa pode encaminhar o DANFE e o arquivo XML da Nota eletrônica para o seu cliente por e-mail. Isso permite que na outra ponta o cliente possa verificar se as informações estão corretas e programar com antecedência o recebimento da mercadoria.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Ao receber uma mercadoria e de posse do DANFE, a empresa pode conferir se a NF-e está realmente autorizada na SEFAZ e verificar se o fornecedor encaminhou o arquivo XML da Nota. Com as informações do DANFE a empresa pode efetuar a entrada dos dados em seu sistema de gestão.

Como é possível automatizar esses processos?

Nota Fiscal eletrônica de Saída

 Quando a empresa emite a NF-e, além de encaminhar o arquivo ao cliente por e-mail, ela também pode disponibilizar um ambiente web para que o próprio cliente possa acessar o documento eletrônico e proceder com o armazenamento do mesmo, ou fazer sua reimpressão.

Para o cliente final este é um recurso interessante, pois durante o mês ele poderá efetuar mais compras e receber mais Notas eletrônicas por e-mail. Ao invés de procurar os arquivos das Notas eletrônicas entre os e-mails recebidos, ele poderá acessar o ambiente web do fornecedor e efetuar o download de todos os arquivos de um determinado período (semana, mês, etc) de uma só vez.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Ao receber uma mercadoria, o recebedor não precisa efetuar manualmente o processo de conferência da Chave de Acesso da NF-e no site da SEFAZ, nem conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Todo esse processo de recepção e validação da NF-e pode ser feito automaticamente por um Software.

De posse do DANFE, a empresa necessita dar a entrada das informações em seu sistema de gestão. Também não há a necessidade de efetuar esse processo de forma manual, digitando as notas uma a uma no sistema de gestão. Há software de gestão de NF-e que integram-se com o ERP, fazendo esse procedimento de forma automática.

Com o auxílio desse software de NF-e a empresa automatiza: a recepção e armazenamento dos arquivos XML, a validação deles na Secretaria de Fazenda e a importação das informações das Notas para dentro da base de dados do ERP. Tudo isso com pouco, ou nenhuma, interação manual do faturista/recebedor.

Quais as soluções em software disponíveis?

Há ferramentas no mercado que podem auxiliar as empresas a gerirem melhor seus processos de gestão de documentos eletrônicos fiscais. Alguns dos softwares mais completos do segmento são desenvolvidos pela empresa G2KA Sistemas. A G2KA é especialista em soluções para gestão de NF-e, NFS-e e CT-e e sua atuação comercial abrange todo país.

Nota Fiscal eletrônica de Saída

A empresa que deseja dispor aos seus clientes recursos para que eles possam gerenciar as Notas eletrônicas, poderá utilizar o Portal B2B. Trata-se de uma solução web onde a empresa emissora de NF-e disponibiliza aos seus clientes os arquivos XML através de um site na internet.

Cada cliente recebe um usuário e senha e acessa o Portal B2B pelo seu navegador. Ao efetuar o acesso, o cliente destinatário pode visualizar todas as Notas Fiscais eletrônicas que foram emitidas contra ele, em todas as compras efetuadas. Ele também poderá executar ações como o download em lote dos arquivos XML das Notas e a reimpressão do DANFE.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Para a gestão e integração dos documentos de entrada, a G2KA desenvolveu o Supply B2B. Ele é uma solução que permite a automatização das Notas Fiscais eletrônicas de entrada, enviadas pelos fornecedores. O software gerencia a recepção, armazenamento, validação do documento eletrônico e faz a entrada das informações dentro do sistema ERP.

Com o Supply B2B não é necessário digitar as notas de entrada a partir do DANFE. Ele utiliza as informações presentes no arquivo XML para, de forma automática, gerar a nota de entrada na base de dados do ERP. Esse processo necessita de pouca, ou nenhuma, intervenção humana, reduzindo tempo no processo operacional e eliminando erros de digitação.

Um alerta para as empresas

Geralmente as empresas preocupam-se exclusivamente com a emissão da NF-e e acabam adotando soluções mais simples. Algumas não fazem uma análise do investimento necessário e não avaliam o real Custo X Benefício de uma solução completa.

As empresas que apenas emitem NF-e estão atendendo parte da legislação, não ela por completo. A legislação especifica que, o contribuinte emissor de NF-e também está obrigado a armazenar as Notas eletrônicas recebidas e deve cobrar de seus fornecedores o envio delas.

Não se trata de apenas atender a legislação. É necessário que as empresas estejam abertas as mudanças. São mudanças como estas que trazem benefícios e permitem a criação de diferenciais competitivos. Também são elas que possibilitam o desenvolvimento e a melhoria nos processos de gestão das empresas.

Espero ter colaborado.

Abraços!!!

Por favor, fiquem a vontade em comentar o artigo. Todo e qualquer comentário será muito bem vindo, e usarei todas as sugestões para melhorar cada vez mais as publicações. Também não sou o dono da verdade, então se for necessário me corrijam!!! Tudo o que descrevo aqui reflete a minha experiência em NF-e, NFS-e e CT-e, mas estou em constante aprendizado.

Grande abraço!!!

Maicon Klug
comercial@g2ka.com.br
(47) 3035-7882

4 comentários sobre “Benefícios da NF-e: Soluções automatizam a gestão de Notas Fiscais de entrada e saída

  1. Pingback: Benefícios da NF-e: Soluções automatizam a gestão de Notas Fiscais de entrada e saída « Blog da Nota Fiscal eletrônica | NF-e/NFS-e

  2. BOM DIA DR. MAICON

    GOSTARIA DE SABER SOBRE ESSE SOFTWARE EMISSOR GRATUITO DA SEFAZ DE SP. JA TENHO ELE INSTALADO NA MINHA MÁQUINA, E JA ESTOU DANDO SAIDA DIARIAMENTE.DE PRODUTOS (DANFES) GOSTARIA DE SABER SE TENHO QUE DAR ENTRADA DE PROSUTOS TAMBÉM, VISTO QUE, A NOTAS JA SÃO ELETRONICAS?
    SEMPRE DEI SAÍDA, CONFORME ORIENTADOS PELOS CONTADORES.

    GRATO

  3. “Supply B2B. O software gerencia a recepção, armazenamento, validação do documento eletrônico”
    Apos dar entrada de uma nfe ja armazenada e validade pelo software, supondo que o fornecedor cancele uma nfe. um novo arquivo xml é gerado. como o software Supply B2B trata essa informaçao?

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s